Imparare a semplificare: superare le resistenze che ci allontanano dalla chiarezza

Benvenute a tutte le nuove persone iscritte! Lo scorso numero di Alternate Takes parlava di parole che invitano a scrivere; l’ultima intervista pubblicata è quella a Veronica Galletta. Nel frattempo ho avuto anche l’influenza¹, che fastidio. Due segnalazioni:

• su Artuu è uscita la sintesi della chiacchierata intorno al Self Publishing tra me e Valentina Monarco: se l’argomento vi interessa trovate qualche coordinata utile;
• sono aperte le iscrizioni al Master in Service design per le organizzazioni e la Pubblica amministrazione, alla LUMSA di Roma. Il master si svolge online e ha ha come obiettivo primario quello formare persone nella progettazione di servizi, in particolare quelli pubblici. Mi trovate come docente del corso “Lo storytelling progettuale”: date un’occhiata al programma.

Sulle parole: quelle dietro cui ci nascondiamo

Quando Vallardi pubblicò la prima edizione di Il magico potere del riordino di Marie Kondo, nel 2014, lavoravo nella fu RCS Libri. La reazione all’effetto best seller fu prima l’emulazione e poi la contraddizione con Il dolce potere del disordine, di Anne Marie Canda. A distanza di dieci anni mi sembra ancora un’assonanza divertente, considerato poi che Marie Kondo in persona si è dovuta rasserenare.

Metodi e sistemi di organizzazione rigidi o standard tendono a non funzionare: siamo persone e non prodotti in serie, di cui puoi calcolare l’area e sapere con certezza lo spazio che occupano nell’armadio². Nella ricerca di una migliore organizzazione si nasconde spesso un’esigenza di chiarezza. Anche se la chiarezza non coincide sempre con la semplificazione, semplificare diventa spesso necessario. Cosa ci mette in difficoltà nel farlo?

Non darmi semplicità, voglio chiarezza →

Semplificare significa guardare ciò che c’è, capire cosa serve davvero e decidere cosa tenere: è un lavoro di selezione, non di sottrazione. Parlando di testi, scegliere richiede criteri chiari e conoscere bene il destinatario a cui ci rivolgiamo. La semplicità, in questo senso, è sempre relativa: un testo è semplice quando chi lo legge riesce a capirlo e usarlo senza fatica. Brevità e parole di uso comune non bastano: il testo deve funzionare nel contesto dei suoi destinatari. La semplicità non è quello che resta quando togliamo: è quello che scegliamo di lasciare.

La difficoltà di semplificare

Negli ultimi anni, metodi come quello di Marie Kondo hanno promesso di aiutarci a semplificare la vita domestica: basta tenere solo gli oggetti che “portano gioia” e tutto diventerà più chiaro, leggero, gestibile. Il problema è che questi sistemi impongono a tutti lo stesso modo di pensare all’organizzazione, senza considerare che le persone hanno esigenze, abitudini e modi di funzionare diversi.

Lasciare andare gli oggetti è faticoso: sono legati a ricordi, a versioni di noi stessi che non esistono più ma a cui teniamo, a possibilità future che vogliamo tenere aperte. Il marketing lo sa bene: i metodi di organizzazione non vendono solo una pratica, vendono la promessa di una vita migliore, più leggera, più controllata. E quando questo non funziona – perché il problema non sta nelle cose ma nel nostro rapporto con le cose – la soluzione è comprare altri strumenti, seguire un altro metodo, provare un’altra tecnica³.

Le resistenze emotive nel semplificare la scrittura

Quando scriviamo, ci troviamo davanti alle stesse difficoltà emotive: anche nei testi lasciare andare è faticoso. Quella frase complessa che abbiamo costruito con cura rappresenta la nostra competenza, dimostra che conosciamo l’argomento. Quella precisazione tecnica è la prova che siamo esperti. Quella lunga premessa ci protegge da possibili obiezioni. Quelle informazioni in più sono la nostra assicurazione contro il rischio che qualcuno non capisca.

Non sono solo parole: è la nostra (in)sicurezza. Toglierle ci fa sentire vulnerabili, meno autorevoli, meno preparati: allora le teniamo, anche quando appesantiscono il testo e rendono tutto meno comprensibile. Proviamo a stanare alcune frasi che sembrano ragionevoli, prudenti, persino responsabili, ma che nascondono le nostre resistenze emotive a scrivere in modo più chiaro.

Semplificare i testi: le frasi che ci bloccano

“Ma è ovvio!”

Tra le frasi che ci bloccano, “ma è ovvio” è la più insidiosa, perché ci impedisce persino di vedere il problema. Stai rileggendo un testo e ti sembra tutto chiaro. Qualcuno ti fa notare che manca un passaggio, che un termine non è spiegato, che un’istruzione presume conoscenze che il lettore potrebbe non avere. E tu rispondi: “Ma no, è ovvio! Lo capiscono tutti.”

Il problema

Quello che è ovvio per te non è detto che lo sia per chi legge. Potresti conoscere l’argomento così bene da non riuscire più a vederlo con occhi esterni. Gli psicologi la chiamano “maledizione della conoscenza”: una volta che sai qualcosa, diventa quasi impossibile immaginare come sia non saperlo.

La maledizione della conoscenza →

Come si manifesta

Prepara il PDF entro il 12 dicembre. Dopo l’upload, ricordati di notificare la disponibilità dei file.

Cosa manca? Dove fare l’upload, a chi notificare, come notificare. Probabilmente anche altro, non abbiamo molto contesto. Chi scrive sa tutto questo, chi legge no.

Prepara il PDF entro il 12 dicembre, poi caricalo nella cartella “Documenti finali”. Scrivi a mario.rossi@azienda.it per confermare che sono pronti.

Altri segnali che stai dando qualcosa per scontato:

• usi sigle e acronimi senza spiegarli alla prima occorrenza
• scrivi “come al solito” o “seguendo la procedura standard” senza specificare quale
• salti passaggi che ti sembrano banali
• usi terminologia tecnica senza introdurla

Cosa fare:

• Fai leggere il testo a qualcuno che non conosce l’argomento. È il modo più affidabile per scoprire cosa manca. Se non hai questa possibilità, prova a ricordarti delle difficoltà che hai avuto quando ancora non ne sapevi niente.
• Esplicita ogni passaggio, non trascurare niente. Puoi sempre tagliare in fase di revisione, ma se parti dall’implicito rischi di non accorgertene.
• Quando ricevi feedback come “non ho capito questo passaggio”, non rispondere “è scritto lì” o “basta guardare”. Se le persone non capiscono, il testo va riscritto.

“Meglio specificare, non si sa mai”

Questa frase nasce da un’intenzione buona: vogliamo dare informazioni complete, coprire tutti i casi, evitare fraintendimenti. Ma il risultato è che aggiungiamo informazioni su informazioni, fino a seppellire quelle davvero importanti.

Il problema

Cerchiamo di dare più informazioni di quante siano effettivamente utili in quel momento. Ci sentiamo più sicuri quando diciamo tutto, anche se questo rende il testo più difficile da usare. È una forma di ansia travestita da precisione.

Come si manifesta

Prima di procedere con l’invio della candidatura, assicurati di aver compilato tutti i campi obbligatori del form (nome, cognome, email e numero di telefono), di aver caricato il CV in formato PDF o DOC (dimensione massima 5MB), di aver letto l’informativa sulla privacy disponibile a fondo pagina e di aver spuntato la casella di consenso al trattamento dei dati personali. Ricorda inoltre che potrai modificare la candidatura entro 24 ore dall’invio accedendo nuovamente alla tua area riservata.

La gran parte di queste informazioni non serve prima di iniziare. La persona può davvero ricordare tutto questo elenco mentre compila? Il sistema non può dirgli quali campi sono obbligatori evidenziandoli? L’avviso sulla dimensione del file non dovrebbe apparire quando lo carica? E l’informazione sulla modifica entro 24 ore è rilevante in questo momento o solo dopo aver inviato?

Compila il form e carica il tuo CV.

I campi obbligatori sono già evidenziati con un asterisco. Quando la persona carica un file pesante, riceve un messaggio: “Il file non può superare i 5MB. Riduci le dimensioni e riprova.” Il consenso privacy compare come ultimo passo prima dell’invio. Dopo aver inviato, una schermata di conferma informa: “Candidatura inviata. Puoi modificarla entro 24 ore dalla tua area riservata.”

Altri segnali che stai dando troppe informazioni:

• scrivi lunghe premesse prima di arrivare al punto
• aggiungi note, precisazioni e casi eccezionali “per sicurezza”
• elenchi condizioni e prerequisiti che il sistema potrebbe gestire da solo
• ripeti lo stesso concetto con parole diverse per essere sicuro che si capisca

Dire due volte la stessa cosa →

Cosa fare

• Questa informazione è necessaria ora? O può arrivare in un momento successivo? Spesso le informazioni vanno distribuite nel tempo, non date tutte insieme all’inizio.
• Distingui tra informazioni necessarie e rassicurazioni. Se stai aggiungendo qualcosa “per sicurezza” o “per completezza”, potrebbe non servire. Le istruzioni devono aiutare a completare un’azione, non coprire ogni possibile scenario.
• Testa il testo togliendo informazioni, non aggiungendole. Parti dal minimo indispensabile. Poi, se nei test emerge che manca qualcosa, aggiungi.

“Abbiamo sempre fatto così”

Questa è la frase che mantiene in vita i testi più oscuri. Resiste a ogni proposta di semplificazione con la forza dell’abitudine. “Il messaggio di errore è scritto così da sempre.” “È il linguaggio standard del settore.” “Le persone sono abituate.” “È prassi scriverlo in questo modo.” Tutte varianti della stessa resistenza al cambiamento.

Il problema

Preferiamo mantenere la situazione attuale anche quando il cambiamento sarebbe vantaggioso. È più facile, più sicuro, più prevedibile. Ma il fatto che qualcosa sia sempre stato fatto in un certo modo non significa che quel modo funzioni alla perfezione.

Come si manifesta

Errore nel salvataggio del file. Riprovare.

Questo messaggio esiste uguale da decenni. È “standard”. Ma non dice niente di utile. Quale errore? Perché è successo? Cosa devo fare di diverso quando riprovo?

Il file non può pesare più di 10MB. Riduci le dimensioni e riprova.

Altri segnali che stai scrivendo così perché “si è sempre fatto così”:

• mantieni una terminologia oscura perché è quella “ufficiale”
• ripeti strutture e convenzioni senza chiederti se funzionano
• quando proponi modifiche, ti senti rispondere “ma gli utenti sono abituati così”

Cosa fare

• Domanda sempre: “Perché scriviamo così?” Se la risposta è “perché lo abbiamo sempre fatto”, è un segnale d’allarme. Chiediti se quel modo funziona davvero.
• Metti in discussione le convenzioni. Solo perché un termine è diffuso nel settore non significa che sia comprensibile per chi usa il prodotto. A volte le convenzioni sono solo il risultato di una catena di errori copiati.
• Porta dati, non opinioni. Di fronte alla resistenza al cambiamento, i test con utenti reali sono la cosa più efficace. “Le persone sono abituate” è un’ipotesi. Verificala.
• Proponi alternative concrete. Non limitarti a dire “questo è poco chiaro”: mostra come potrebbe essere diverso. È più facile accettare un cambiamento quando vedi l’alternativa.

“Se lo scrivo così non sembro competente”

Questa è la paura che blocca ogni tentativo di semplificazione. Hai riscritto un testo in modo più chiaro, poi rileggi e pensi: “Così sembra poco serio. Troppo informale. Poco credibile.” E torni a complicare.

Il problema

Un testo complicato può sembrarci autorevole: se facciamo fatica a leggere chi scrive deve saperla lunga. Pensiamo che un linguaggio formale, distante, pieno di tecnicismi faccia sembrare più competenti. In realtà, spesso dietro ci sono motivi opposti: insicurezza, per esempio, come se stessimo mascherando i nostri timori con parole difficili.

Come si manifesta

L’utente è tenuto a completare le operazioni richieste entro i termini previsti dalla procedura.

Chi parla così nella vita reale? Perché quando scriviamo pensiamo che questo suoni più autorevole?

Completa l’operazione entro il 13 febbraio 2026.

Ecco, così si capisce entro quando bisogna fare cosa.

Altri segnali che stai complicando per sembrare autorevole:

• usi il passivo impersonale (“è necessario che venga compilato”)
• scrivi perifrasi invece di verbi semplici (”procedere all’invio” invece di “inviare”)
• preferisci sostantivi ai verbi (”effettuare la verifica” invece di “verificare”)
• usi formule burocratiche tipo “si invita a”, “si comunica che”, “si rende noto”
• mantieni un registro freddo e distante anche quando non serve

Cosa fare

• Leggi il testo ad alta voce. Se suona ridicolo quando lo pronunci, probabilmente lo è anche se lo scrivi. Se non lo diresti mai a un collega in corridoio, perché lo scrivi in un’email?
• Ricorda che la chiarezza trasmette autorevolezza. Dimostra che hai capito così bene l’argomento da saperlo spiegare senza giri di parole. Un testo contorto fa sospettare che non abbia ben chiaro nemmeno tu cosa vuoi dire.
• Cerca esempi di testi autorevoli ma semplici nel tuo settore. Esistono, devi solo trovarli. Poi usali come riferimento quando qualcuno ti dice che “non si scrive così” nelle comunicazioni ufficiali.
• Non confondere formalità con distanza. Si può essere professionali senza essere freddi, precisi senza essere oscuri, rigorosi senza essere burocratici.

Hai pronunciato una di queste frasi. E adesso?

Queste frasi sono segnali: quando le senti vai più a fondo. Ricorda che la difficoltà nel semplificare non è tecnica: è emotiva. Semplificare significa lasciare andare pezzi della nostra identità professionale, della nostra percezione di competenza, del nostro bisogno di controllo. Non è facile, ma alla chiarezza non possiamo rinunciare: è una forma di rispetto verso chi legge. E forse anche verso noi stessi, che smettiamo di nasconderci dietro le parole.

Esercizi

La prossima volta che ti trovi davanti a un testo complicato, non chiederti “Come posso semplificarlo?” ma “Quale di queste quattro frasi mi sta impedendo di semplificarlo?”

Un libro

«La cosa importante dell’erba è che è verde. Cresce, ed è morbida, con un dolce profumo erboso. Ma la cosa più importante dell’erba è che è verde.»

La cosa più importante, Margaret Wise Brown, Leonard Weisgard.

Tre link

• Perché la politica ha bisogno di design, si chiede Maria Cristina Lavazza in un articolo del suo blog, uno di quelli di cui non perdo un articolo. Analizza un problema: «Se il design non trova spazio nella fase strategica di esplorazione del problema, ma anche di valutazione e monitoraggio delle soluzioni, può produrre soluzioni poco ancorate alla realtà, quelle che come cittadini abbiamo sotto gli occhi tutti i giorni.»
• In tema di self publishing, Kevin Kelly ha scritto tutto ciò che sa a riguardo, quest’anno. Vale sicuramente una lettura.
• Riflettere sui temi delle distopie nel tempo significa riflettere sulla storia delle preoccupazioni politiche e sociali. Su Reactor si occupano delle distopie a tema medico, costanti nel tempo e più vivaci che mai. Chissà come ci vengono in mente.